Introducción

            Según el conocido diccionario de María Moliner (utilizado durante décadas por numerosas personas, entre las cuales me encuentro), la palabra expurgar significa: limpiar, purgar o quitar de una cosa lo malo o inútil que hay en ella.

            Si se expurga un libro, nos referiremos a una biblioteca y si es un documento, a un archivo.

            En su el 125 aniversario de su nacimiento, nos ha parecido oportuno hacer esta mención como recuerdo a esta aragonesa que, como es bien sabido, fue bibliotecaria, archivera, filóloga y lexicógrafa.

El expurgo en los archivos 

            El expurgo de documentos es el proceso mediante el cual se identifican, revisan, evalúan y eliminan (previa autorización), los documentos que ya no consideran necesarios; dicho de otra forma, sólo se conservan los documentos esenciales o con valor legal, histórico y administrativo. Es obvio la gran cantidad de espacio físico o digital que se obtiene con este proceso.

            Se aplica a los documentos físicos y también a los documentos digitales. Es fundamental aplicar criterios de expurgo a archivos electrónicos, eliminando aquellos que ya no son necesarios. Esto permite optimizar el almacenamiento en servidores y nubes, además de garantizar la seguridad de la información.

Legislación  

            La regulación del proceso del expurgo se contempla en diversas normativas que establecen los plazos de conservación y eliminación, tanto desde el Estado, como de las Comunidades Autónomas, Ayuntamientos y otras administraciones públicas. Destacamos la ley de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) son dos de las normativas más importantes que regulan el tratamiento y eliminación de información confidencial.

El expurgo en 1970

   

            El documento que nos ha servido para esta entrada, es una circular dirigida al Gobernador Civil de Teruel, del Servicio Nacional de Inspección y Asesoramiento de las Corporaciones Locales del Ministerio de la Gobernación.

            En dicha circular, se traslada el acuerdo que la Comisión Central de Cuentas (dependiente del Director General de Administración Local), en su sesión celebrada el 24 de julio de 1970, adoptó sobre el “… expurgo de la documentación obrante en su archivo y en los de las Oficinas provinciales del Servicio de Inspección y Asesoramiento de las Corporaciones Locales y Secciones Provinciales de Administración Local…”.

            De manera literal se copia la parte dispositiva de dicho acuerdo que contiene cinco normas muy interesantes, aunque no contienen ningún tipo de legislación.

            En ellas, se reflejan algunas cuestiones que tienen, de una forma u otra, su vigencia en la actualidad, como, por ejemplo, en la tercera, se indica:

            “… se distinguirán los documentos originales de los que consistan en duplicados o copias de otros que existan, o deban existir en las Corporaciones; los primeros serán, en todo caso, devueltos a las Corporaciones de procedencia; de los segundos podrá ordenarse su destrucción…” (Tercera):

            En la cuarta, se menciona “… la conveniencia de su conservación…, no sólo en razón de su interés histórico-administrativo, sino con vistas a su posible y futura conservación en el Archivo General de la Administración Pública, creado por Decreto 914/69, de 8 de mayo (B.O.E. del 26)…”. Es decir, se está refiriendo al AGA, que, como es bien sabido “…supuso la continuación de las transferencias de documentación desde los Archivos Centrales de los Ministerios, que se habían visto interrumpidas en el año 1939 por la desaparición del Archivo General Central de Alcalá de Henares. Este último se había creado por Real Decreto de 17 de julio de 1858, con el propósito recoger la documentación remitida por las Secretarías del Despacho y los organismos suprimidos a raíz de la Reforma de 1834…” (PARES, consulta 07/04/2025).

La repercusión     

            En este expediente se conserva una copia del oficio del Gobernador Civil al Director General de la Administración Local.- Presidente de la Comisión Central de Cuentas del Servicio de Inspección y Asesoramiento de las Corporaciones Locales, en el que se afirma “… que se le envía un ejemplar del Boletín Oficial de esta provincia en el que se inserta el referido escrito para conocimiento de las Corporaciones Locales”. Se desconoce el caso que los ayuntamientos hicieron al mencionado oficio que reproducimos digitalizado.

Conclusiones    

            Con las presentes líneas hemos dado una pincelada sobre cómo se planteó la destrucción de una documentación  en 1970. Cada persona puede reflexionar y sacar sus conclusiones. 

            El documento completo puede consultarse a través de DARA, su signatura GC. 1.634/14.